谈判会磋商会的礼仪

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所谓谈判,又叫做会谈,是指有关各方为了各自的利益,进行有组织、有准备的正式协商及讨论,以便互谅互让,求同存异,以求最终达成某种协议的整个的过程。

从实践上看,谈判并非人与人之间的一般性交谈,而是有备而至,方针既定,目标明确,志在必得,技巧性与策略性极强。虽然谈判讲究的是理智、利益、技巧和策略,但这并不意味着它绝对排斥人的思想、情感从中所起的作用。在任何谈判中,礼仪实际上都一向颇受重视。其根本原因在于,在谈判中以礼待人,不仅体现着自身的教养与素质,而且还会对谈判对手的思想、情感产生一定程度的影响。

一般而言,谈判的礼仪重点涉及谈判地点、谈判座次、谈判表现等3个具体方面。

一、谈判的地点

在正式谈判中,具体谈判地点的确定很有讲究。它不仅直接关系到谈判的最终结果,而且还直接涉及礼仪的应用问题。具体而言,它又与谈判的分类、操作的细则等两个问题有关。

(一)谈判分类

假如按照谈判地点的不同来进行划分,则谈判可分为以下4类:

1.主座谈判

所谓主座谈判,是指在东道主单位所在地举行的谈判。通常认为,此种谈判往往东道主一方拥有较大的主动性。

2.客座谈判

所谓客座谈判,是指在谈判对象单位所在地举行的谈判。一般来说,这种谈判显然会使谈判对象占尽地主之利。

3.主客座谈判

所谓主客座谈判,是指在谈判双方单位所在地轮流举行的谈判。这种谈判,对谈判双方都比较公正。

4.第三地谈判

所谓第三地谈判,是指谈判在不属于谈判双方单位所在地之外的第三地点进行。这种谈判,较主客座谈判更为公平,更少干扰。

显而易见,上述四类谈判对谈判双方的利与弊往往不尽相同,因此各方均会主动争取有利于己方的选择。

(二)操作细则

对参加谈判的每一方来说,确定谈判的具体地点均事关重大。从礼仪上来讲,具体确定地点时,有两个方面的问题必须为有关各方所重视。

1.商定谈判地点

在谈论选择谈判地点时,即不应该对对手所言言听计从,也不应当固执己见。正确的做法,是应由各方各抒已见,最后再由大家协商确定。

2.做好现场布置

在谈判之中,身为东道主时,应按照分工,自觉地做好谈判现场的布置工作,已尽地主之谊。

二、谈判的座次

举行正式谈判时,有关各方在谈判现场具体就座位次的要求是非常严格的,礼仪性是很强的。从总体上讲,排列正式谈判的座次,可分为两种基本情况:

(一)双边谈判

双边谈判,是指由两个方面的人士所举行的谈判。在一般性的谈判中,双边谈判最为多见。双边谈判的座次排列,主要有两种形式可供酌情选择:

1.横桌式

横桌式座次排列,是指谈判桌在谈判室内横放,客方人员面门而坐,主方人员背门而坐。除双方主谈者居中就座外,各方的其他人士则应依其具体身份的高低,各自按先右后左、自高而低的顺序分别在己方一侧就座。双方主谈者的右侧之位,在国内谈判中可坐副手,而在涉外谈判中则应由译员就座。

2.竖桌式

竖桌式座次排列,是指谈判桌在谈判室内竖放。具体排位时以进门时的方向为准,右侧由客方人士就座,左侧则由主方人士就座。在其他方面,则与横桌式排座相仿。

(二)多边谈判

多边谈判,在此是指由三方或三方以上人士所举行的谈判。多边谈判的座次排列,主要也可分为两种形式:

1.自由式

自由式座次排列,即各方人士在谈判时自由就座,而无须事先正式安排座次。

2.主席式

主席式座次排列,是指在谈判室内面向正门设置一个主席之位,由各方代表发言时使用。其他各方人士,则一律背对正门、面对主席之位分别就座。各方代表发言后,亦须下台就座。

按照惯例,在双边谈判中,应设置姓名签。而在多边谈判中,则大多不需要设置姓名签。在需要设置姓名签时,应保证在座的每一个人均没有遗漏。姓名签应以印刷体打印,如果是涉外场合,则应同时采用本国与外国两种文学。通常,姓名应当一面一种文字:应以本国文字面对自己,而以外方文字面对对方。

三、谈判的表现

举行正式谈判时,谈判者尤其是主谈者的临场表现,往往直接影响到谈判的现场气氛。一般认为,谈判者的临场表现中,最为关键的是讲究打扮、注意举止、重视细节、保持风度、礼待对手等5个问题。

(一)讲究打扮

参加谈判时,接待人员一定要讲究自己的穿着打扮。此举并不是为了招摇过市,而是为了表示自己对于谈判的高度重视。在谈判场合中,服饰的颜色、样式以及搭配的合适与否,对谈判人员的精神面貌,给对方的印象和感觉等方面都将带来一定的影响。

1.修饰仪表

参加谈判前,应认真修饰个人仪表,尤其是要选择端庄、雅致的发型。一般不宜染彩色发。此外,谈判者的指甲、胡须、体味等方面也均不得马虎或忽视,因为这也是个人形象的组成部分。

2.精心化妆

出席正式谈判时,女性通常应当认真进行化妆,以示对对方的尊重。但是,谈判时的化妆应当淡雅清新,自然大方。切不可以浓妆艳抹,有意将自己的化妆“广而告之”,那样会适得其反,让别人看轻自己。

3.规范着装

在参加正式谈判时,一般而言,应选择深色套装、套裙、白色衬衫,并配以黑色皮鞋,才是最正规的。总体而言,着装应该充分体现出谈判人员的自信、自尊与自主。特别需要指出的是,在谈判场合,女性的装饰很重要。得体的装饰会给人一种淡雅、整洁、大方之感,从而提高尊重程度;反之,过分的鲜艳花哨会给人以比较轻浮、不够稳重的感觉,不但难以得到对方的尊重,甚至会使对方讨厌。

(二)注意举止

在谈判场合中,整洁的服饰固然能给人一个先入为主的好印象,但正确的举止在给对方的印象方面影响更大。谈判者的举止是指在谈判过程中就座、站立与行走所持姿态及其给人的感觉和对谈判所产生的效果。在谈判场合中,对举止总的要求是适度。

所谓举止适度,就是指坐、站、行等姿态既充满了自信,又不显得孤傲,令人难以接近;既热情友好,又不低三下四,曲意逢迎;既不要对有利于自己的食物和时机喜形于色、乐不可支,也不要对不利于自己的事物和时机垂头丧气、一筹莫展;举止动作既落落大方,挥洒自如,又不粗野放肆,违反规矩。只有适度才能得体,要求谈判人员的举止要符合自己的地位,身份和教养,符合当时的环境气氛。

具体而言,要注意以下3个方面:

1.坐姿

从椅子的左边入座以及从椅子的左边站立是坐椅子的一种常规礼貌。坐在椅子上转动或移动椅子位置则是违反正常礼仪的表现。坐下后,身体应尽量坐端正,并把两腿平行放好。反而,将腿向前伸或者向后靠,都会使人反感。

2.站姿

正确的站姿应该是:两脚脚跟着地,两脚成45度,腰背挺直,自然挺胸,脖颈伸直,颌微向下,两臂自然下垂。

3.行姿

男性走路的姿态应当是 :昂首挺胸,收腹直腰,行走时上身不动,两肩不摇,给人以雄健,豪迈之感。女性走路的姿势有所不同:头部端正,但不宜抬得过高,目光平和,直视前方。两手摆动幅度要小,两腿并拢,小步前进,走成直线,步态要自如,匀称和轻柔。

(三)重视细节

与服饰,行为举止相比,一个人在谈判中的一些细节上的表现更能反映出其教养和能力。在谈判中,谈判人员要注意谈话的分寸。这种分寸就体现在双方谈话时的距离、手势和目光等方面。

1.距离

空间距离大小会直接影响谈判双方的心理上的距离。谈判双方的距离一般在1~1.5米之间。如距离过远,会使双方交谈不方便而难以接近,有谈不拢的感觉。若是距离过近,又会感到拘束、不舒服、不利于表达自己的意见,特别是不同的意见。

2.手势

说话时的手势有利于表现自己的情绪,帮助说明问题,增强说服力和感染力。但做手势要注意自然而然,即不要故意去做某个手势,也不要每句话都带有手势,特别要注意的是手势的幅度纵向不要超过与对方距离的“中界线”。

目光

在谈判场合中,一般要求谈判人员以平静的目光注视对方的脸和眼,这样一方面可以表示你在认真倾听对方的发言和意见,另一方面又可以通过注视对方的脸部表情和眼神来观察对方的心理活动,捕捉对方的思想。

(四)保持风度

谈判桌上风云变幻,并不一定总是会有利于自己一方。因此,在整个谈判进行期间,每一位谈判者都应当自觉地保持风度,以不变应万变。具体来说,要在谈判桌上保持风度,应当主要兼顾以下两方面:

1.心平气和

在谈判桌上,每一位成功的谈判者均应做到心平气和,处变不惊,不急不躁,冷静处事。既不成心惹谈判对手生气,也不自己找气来生。在谈判中始终保持心平气和,有助于己方在谈判的瞬息万变之中明察秋毫,以静制动,争取谈判的主动权,同时也是任何高明的谈判者所本应保持的风度。

2.争取双(多)赢

谈判乃是一种利益之争,因此谈判各方无不希望在谈判中最大限度地维护或者争取自身的利益。然而从本质上来讲,真正成功的谈判,应当以妥协即有关各方的相互让步为其结局。这也就是说,谈判不应当以“你死我活”为目标,而是应当使有关各方互利互惠,各有所得,实现多赢。在谈判中,只注意争利不懂得适当地让利于人,只顾己方目标的实现而指望对方一无所得,是既没有风度,也不会真正赢得谈判的。

(五)礼待对手

在谈判期间,接待人员一定要礼待自己的谈判对手。具体来说,主要需要注意以下两点:

1.人事分开

在谈判中,必须明白对手之间的关系是“两国交兵,各为其主”的。指望谈判对手对自己手下留情,不是自欺欺人,便是白日做梦。因此,要正确地处理己方人员与谈判对手之间的关系,就是要做到人与事分别而论。也就是说,大家朋友归朋友,谈判归谈判。在谈判之外,对手可以成为朋友。在谈判之中,朋友依然可以成为对手。两者不容混为一谈。

2.讲究礼貌

在谈判过程中,有关人员不论身处顺境还是逆境,都切切不可意气用事,举止粗鲁,表情冷漠,语言放肆,不懂得尊重和体谅谈判对手。在任何情况下,谈判者都应该使自己待人谦和,彬彬有礼,对谈判对手友善相待。即使与对方存在严重的利益之争,也切莫对对方进行人身攻击,恶语相加,讽刺挖苦,不尊重对方的人格。

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